En este punto, usted está interesado en probar un software de mesa de ayuda. La pregunta es, ¿cómo puede saber cuál es el mejor sistema de asistencia técnica?
Bueno, depende del tipo de negocio que tengas, para empezar. Hablemos de eso primero. Luego profundizaremos en algunos factores a tener en cuenta al seleccionar qué sistema de soporte técnico se adapta a su empresa.
¿Qué tipo de negocio maneja? ¿Cuántos empleados tienes? Un servicio de asistencia para pequeñas empresas tendrá un aspecto diferente al de una empresa mediana e incluso grande.
Para las empresas más pequeñas e incluso para algunas medianas, la automatización marcará una gran diferencia. Usted y sus empleados tendrán más tiempo para dedicarse a promover sus objetivos comerciales. Mantener a sus empleados trabajando en diferentes tareas a través de la sistema de venta de entradas que hemos discutido también ahorrará tiempo y dinero.
Por supuesto, las empresas grandes o grandes tendrán diferentes necesidades con su software. Deben elegir una herramienta que coincida con los estándares de su industria y permanecer en cumplimiento. Además, la mesa de ayuda debe aprovechar el poder del equipo de soporte, marketing y ventas en lugar de dividirlos. Quiere un software que funcione con rastreadores de paquetes, sistemas de facturación y CRM for best results as well.
Un sistema de mesa de ayuda puede adaptarse tanto a las industrias de empresa a empresa o B2B como de empresa a consumidor o B2C. Comencemos con B2C, ya que la mayoría de los ejemplos y propósitos que hemos cubierto hasta ahora funcionarían mejor para industrias dentro de esta esfera.
Las empresas B2C atienden a los clientes. Es posible que sus usuarios o clientes no paguen tanto por los productos o servicios como lo haría un cliente B2B, pero todavía tienen muchos clientes con los que tratar. Las industrias B2C necesitan comercializar hacia los clientes, por lo que los precios excesivos no ayudarán. Dado que las empresas B2C tienden a recibir más correos electrónicos de forma regular, les puede ir bien con una mesa de ayuda.
Pasando al B2B, estas empresas tienden a poner precios más altos a sus productos o servicios, como acabamos de decir. No reciben tantos correos electrónicos u otras comunicaciones, pero las que sí llegan son muy importantes. Por esa razón, es posible que deseen una herramienta de soporte técnico para mejorar su control de calidad. Estas empresas B2B podrían, por ejemplo, grabar llamadas telefónicas y luego revisarlas más tarde. Una pieza de software que ofrezca soporte en varios niveles o canales se adaptaría mejor a las empresas B2B.
Diferenciar su empresa como una empresa pequeña, mediana o grande y luego como una empresa B2B o B2C le dará una idea general de las necesidades de su mesa de ayuda. A medida que avanza en la elección de su sistema de mesa de ayuda, asegúrese de sopesar cuidadosamente cada uno de estos factores y consideraciones también.
Hablamos de las integraciones antes, pero queremos volver a mencionarlas ahora. No importa el tamaño de su negocio, es probable que confíe en un puñado de herramientas, aplicaciones o programas para mantener su empresa a flote. ¿El software que está pensando agregar se integra con ellos? Si no, tendrás que saltar de un programa a otro todo el día. Esto absorbe un tiempo valioso y ralentiza su progreso en cualquier tarea. Idealmente, desea un software que se integre con los favoritos que ya usa.
A veces, aquellos que ofrecen apoyo necesitan algo de apoyo ellos mismos. Eso se vuelve especialmente cierto cuando adquiere un nuevo programa o software. Dado que tiene una vasta experiencia en soporte, sabe qué buscar al elegir una empresa con un alto nivel de servicios de soporte.
Dicha empresa debe tener múltiples puntos de contacto. Deben responder a las consultas lo antes posible, cuanto antes mejor. Debe tener acceso a una base de datos de información que pueda leer para obtener información fuera del horario de atención. Esto podría responder a sus preguntas cuando no haya nadie disponible para hacerlo.
Otro punto que mencionamos es lo fácil que debería ser usar el software. La mejor manera de averiguar qué tan simple es el tiempo que tendrá es a través de una prueba gratuita. Si tiene dificultades durante la prueba, entonces es mejor buscar un software que se adapte mejor a sus necesidades. Claro, casi todos los programas nuevos tienen una ligera curva de aprendizaje, pero la palabra clave allí es ligera, no empinada.
Una vez que pague por una mesa de ayuda, debe tener acceso a muchas funciones, si no a todas. Asegúrese de que no le cobren de más solo por unas pocas funciones. Haga su debida diligencia.
Una de las características más importantes es el precio del software. Dependiendo del tamaño de su negocio, su tipo de industria y la cantidad de funciones que necesita, los precios pueden variar. Recomendamos comparar varias herramientas y ver cuál cuesta más y cuál menos.
Tenga en cuenta la escalabilidad, especialmente si el software cobra por usuario. Su empresa puede ser pequeña o mediana ahora, pero ¿cuántos empleados tendrá en un año? ¿Dos años? ¿Cinco años? Asegúrese de que puede permitirse agregar varios, incluso docenas de nuevos usuarios al programa sin ponerse en números rojos.
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